Ondernemingen zijn vaak verplicht om een balans te maken. Bij grotere ondernemingen is de balans een onderdeel van de jaarrekening. Ook kleinere ondernemingen moeten bij het invullen van de aangifte Inkomstenbelasting vaak een balans opmaken. Maar wat is een balans nu eigenlijk? Wat moet er op de balans staan? Balansen worden vaak gemaakt door een accountant, toch kan het handig zijn om te snappen wat er op een balans staat. Bijvoorbeeld bij de aankoop van aandelen in een bedrijf.
Wat is een balans?
De balans geeft de waarde van de activa en passiva van een onderneming op een bepaald moment weer. Het gaat daarbij echt om een momentopname, en dus niet om een gemiddelde hoeveelheid activa of passiva. Dit zorgt ervoor dat een balans gemakkelijk te manipuleren is. Bij het interpreteren van de balans is het belangrijk om dit in het achterhoofd te houden.
Een balans is altijd in balans. De passiva en de activa kant bedragen dus altijd even veel. Aan de linkerkant van de balans staan de activa, aan de rechterkant staan de passiva. Activa zijn de bezittingen van de onderneming. De passiva geven aan hoe deze activa zijn gefinancierd.
Activa
De activa zijn de bezittingen van de onderneming. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen vaste activa en vlottende activa. De vaste activa staan duurzaam ter beschikking aan de onderneming. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om gebouwen en machines. Vlottende activa komt binnen korte termijn weer vrij, denk bijvoorbeeld aan de voorraad van een bedrijf.
Tot de vaste activa behoren de immateriële activa, materiële vaste activa en de financiële vaste activa. Immateriële vaste activa zijn bijvoorbeeld kosten van research and development, vergunningen en goodwill. Het gaat daarbij om niet stoffelijke bezittingen die wel een waarde hebben. Materiële vaste activa zijn stoffelijk bezittingen die duurzaam aan de onderneming ter beschikking staan. Het sprekende voorbeeld is een gebouw. Op materiële vaste activa wordt vaak afgeschreven. Dat betekent dat de waarde van zo’n goed elk jaar afneemt. Financiële vaste activa zijn aandelen die in andere ondernemingen worden gehouden en schuldvorderingen en aandelen die als duurzame belegging worden gehouden.
Vlottende activa zijn de voorraad, vorderingen en overlopende activa, effecten en liquide middelen. Vlottende activa is niet duurzaam verbonden aan de onderneming. Volgens de standaard is er sprake van vlottende activa wanneer aan één van deze voorwaarden wordt voldaan:
1. Verwacht wordt dat de waarde van het activum zal worden gerealiseerd, verkocht of gebruikt binnen de normale productiecyclus van de onderneming.
2. Activum wordt gehouden voor verkoop en deze zal naar verwachting binnen één jaar plaatsvinden.
3. Activum bestaat uit liquide middelen.
Overlopende activa zijn kosten die eigenlijk toebehoren aan een volgende periode maar welke al vooruitbetaald zijn. Bijvoorbeeld abonnementskosten.
Effecten zijn aandelen. Aandelen kunnen onderdeel uitmaken van de vaste activa maar ook van de vlottende activa. Dit is afhankelijk van de omstandigheden.
Onder de post liquide middelen is het bedrag opgenomen van ‘cash geld’. Geld dat direct aan de onderneming ter beschikking staat en bijvoorbeeld in de kassa zit of op de bankrekening staat.
Passiva
Passiva brengen de manier waarop activa van een onderneming zijn gefinancierd in beeld. Aan de passiva kant van de balans kan een onderscheid worden gemaakt tussen eigen vermogen en vreemd vermogen. Het eigen vermogen wordt verschaft door de eigenaren van de onderneming. Dit is risicodragend. De eigenaren krijgen hier een vergoeding voor die afhankelijk is van de prestatie van de onderneming.
Voorzieningen, langlopende schulden en kortlopende schulden worden gerekend tot het vreemd vermogen. Dit wordt ter beschikking gesteld door schuldeisers. Bij deze schulden zijn afspraken over terugbetaling en rentebetaling gemaakt. Het is risicomijdend vermogen. De vergoeding voor het ter beschikking stellen van vreemd vermogen is onafhankelijk van de prestaties van de onderneming. Kortlopende schulden zijn schulden met een looptijd van minder dan één jaar. Denk bijvoorbeeld aan een leveringskrediet. Langlopende schulden zijn schulden met een looptijd van langer dan één jaar. Bijvoorbeeld een hypothecaire schuld.
Het eigen vermogen wordt ook wel het permanent vermogen genoemd. Het vreemd vermogen wordt dan het tijdelijk vermogen genoemd.
Manipulatie van de balans
De bezittingen en schulden van een onderneming kunnen op diverse manieren worden gewaardeerd. De waarde van bijvoorbeeld de voorraad kan van groot belang zijn voor de balans. Daarbij kunnen verschillende waarderingsmethoden worden gebruikt. Ook dit kan leiden tot manipulatie.
Materiële activa en monetaire posten
Er wordt soms een ander onderscheid gemaakt. Die tussen materiële activa en monetaire posten. Materiële activa zijn dan alle bezittingen die niet direct in geld zijn te verwoorden, bijvoorbeeld gebouwen en voorraad. De waarde hiervan moet worden bepaald aan de hand van verschillende factoren. Bij monetaire posten, zoals vorderingen en liquide middelen, is er sprake van een vaststaand geldbedrag.